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Les 5 incontournables pour choisir un lieu événementiel

Vous êtes en train de préparer votre prochain événement et la date venant tout juste d’être validée, vous lancez les recherches de salle pour accueillir votre événement.

Pour vous aider dans votre recherche, voici une liste non-exhaustive des indispensables pour la réussite de votre événement :

#1 La capacité d’accueil

Vous avez une idée du nombre de personnes mais vous n’êtes pas encore certain du chiffre final. Définissez un chiffre réaliste et atteignable pour pouvoir indiquer une fourchette haute aux espaces que vous solliciterez. Connaître la taille de votre groupe vous permettra de sélectionner des lieux dont la capacité d’accueil pourra répondre à vos besoins. Sélectionnez des espaces adaptés à votre groupe et ne visez pas trop grand au risque de vous retrouver le jour J avec une salle vide ! Dans le cas où vous ne savez pas mesurer votre audience, l’idéal est d’opter pour un espace événementiel modulable pouvant s’adapter à vos besoins.

#2 La disponibilité

Vous avez trouvé un lieu événementiel qui répond à vos critères, vous devez à présent vous assurer que les espaces sont disponibles à la date souhaitée. Ne tardez pas à prendre contact avec le service commercial de la structure pour savoir si la réalisation de votre événement est envisageable sur cette date. Certaines dates peuvent être déjà réservées un an à l’avance !

#3 l'Enveloppe budgétaire

En fonction du budget alloué à votre événement, il est important de sélectionner un espace événementiel qui pourra répondre à vos besoins. Optez des espaces qui répondront à ce critère pour éviter de trop perdre de temps. Si votre budget est restreint, ne voyez pas trop grand au risque de ne pas pouvoir trouver le lieu idéal pour accueillir votre événement.

#4 L’accessibilité

Vous avez en vue un espace événementiel qui coche les 3 premières cases. Pour faciliter l’accès au site le jour J, identifiez en amont l’accessibilité de l’espace. L’espace est-il desservi par les transports en commun ? Les axes routiers / autoroutiers sont-ils faciles d’accès ? Un parking gratuit est-il mis à disposition sur le site ? Les cars peuvent-ils y accéder sans encombre ? Il est important de partager toutes ces informations en amont auprès de vos participants pour leur faciliter la vie (ils vous en seront grandement reconnaissants !).

#5 Les espaces modulables

Votre journée de travail sera certainement riche en informations, alors n’oubliez pas les participants ! Certains d’entre eux sont peut-être fumeurs, d’autres auront peut-être besoin de respirer entre deux présentations. Prévoyez des temps de pauses pour leur permettre de s’aérer l’esprit. Pour cela, vérifiez que le lieu sélectionné soit en mesure de vous proposer un espace de pause extérieur mais aussi intérieur avec la possibilité d’organiser des pauses gourmandes (pour la petite faim de 10h ou bien l’encas de 16h !).